Zakup sprzętu dla firmy. Na co zwracać uwagę?
Wysokiej jakości urządzenia i oprogramowanie przekładają się na efektywność operacyjną, jakość świadczonych usług oraz wyniki finansowe. Jednak sam wybór sprzętu to tylko połowa sukcesu. Równie istotny jest dobór właściwego dostawcy, który zapewni kompleksową obsługę posprzedażową, serwisowanie i naprawy. Sprawdzamy, co na zwracać uwagę przy zakupie lub wynajmie floty IT.
Na co zwracać uwagę, wybierając dostawcę sprzętu?
To decyzja, która tylko w teorii wydaje się prosta, ale w praktyce potrafi przysporzyć sporo problemów. To nie zakup pojedynczego laptopa. Trzeba wziąć pod uwagę mnóstwo czynników – od konkretnych potrzeb firmy, przez budżet, aż po to, czy współpraca z danym dostawcą ma sens w dłuższej perspektywie. Warto dokładnie przemyśleć każdy z tych elementów, bo błędne decyzje potrafią kosztować krocie.
Jakość sprzętu
Po pierwsze – jakość, jakość i jeszcze raz jakość. Jeśli firma decyduje się na zakup urządzeń wątpliwej jakości, to warto wziąć pod uwagę, że może wiązać się to z kosztowną naprawą, ale też nie dowiezieniem ważnych projektów, nerwami i niezadowoleniem klientów.
A przecież chodzi o to, żeby sprzęt działał sprawnie, zwiększał wydajność pracy i pozwalał oferować produkty lub usługi na najwyższym poziomie. Na sprzęt zwracają uwagę również pracownicy. Najważniejszymi aspektami w pracy na smartfonie i laptopie, według największego odsetka badanych, są wysoka wydajność (66%) oraz niezawodność i trwałość (62%). Marka służbowego sprzętu IT ma znaczenie dla 39% badanych. [1]
Stać i kurzyć się może tylko jeden rodzaj firmowego wyposażenia – nagrody, certyfikaty i dyplomy. Będzie jednak o nie ciężko z niedziałającym sprzętem.
Całkowity koszt posiadania (Total Cost of Ownership)
Ciągle pozostajemy przy cenie. Koszt zakupu to oczywiście ważna sprawa, nikt tego nie kwestionuje. Ale jeśli wybierasz sprzęt tylko dlatego, że jest tani, to sam prosisz się o kłopoty. Prawda jest taka, że cena zakupu to jedynie wierzchołek góry lodowej. I znowu analogia do sprzętu militarnego nasuwa się sama.
W rzeczywistości liczy się całkowity koszt posiadania (TCO), czyli to, ile faktycznie wydasz na sprzęt w dłuższej perspektywie. Według danych Gartnera [2], 80% całkowitych kosztów związanych z danym sprzętem ma miejsce po jego zakupie. Co tu wchodzi w grę? Koszty operacyjne, naprawy, konserwacja, szkolenia pracowników, a także potencjalne straty wynikające z przestojów. Pochylenie się nad TCO jest też dobrym momentem, żeby rozważyć alternatywną w stosunku do zakupu formę użytkowania floty IT – komentuje Renata Filipek-Baryłowska, Head of B2B, EMEA w bolttech.
Być może akurat dla Twojej firmy wynajem sprzętu będzie lepszy ? Na pewno może być tańszy.
Doświadczenie dostawcy sprzętu
Reputacja i doświadczenie dostawcy to fundamenty, na których powinno opierać się podejmowanie decyzji o współpracy. Wieloletnia obecność firmy w branży świadczy o tym, że potrafi reagować na zmieniające się potrzeby rynku, rozumie specyfikę klientów i dostarcza rozwiązania, które realnie sprawdzają się w praktyce.
Taka organizacja współpracowała już z wieloma klientami, wielokrotnie optymalizowała swoje usługi i często potrafi doradzić w obszarach, które dla niedoświadczonych partnerów mogą pozostać niewidoczne.
Współpracował z licznymi klientami, zapewne wielokrotnie optymalizował swoją ofertę i nierzadko może doradzić w kwestiach, o których nawet byśmy nie pomyśleli, że są istotne.
Doświadczenie dostawcy naprawdę trudno przecenić. Dlatego przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować opinie dotychczasowych klientów, sprawdzić historię współpracy oraz zapoznać się ze studiami przypadków.
Codzienność bywa dla sprzętu firmowego zazwyczaj bezwzględna– zawsze się coś zepsuje, zawsze ktoś popełni błąd. Tym bardziej, kiedy sprawa dotyczy setek sztuk sprzętu.
Współpraca z bolttech to gwarancja serwisu door-todoor. Bo w przypadku awarii liczy się błyskawiczna reakcja.
Przeanalizuj swoje potrzeby
Ten punkt jest ostatni, ale w zasadzie powinien stanowić punkt wyjścia do jakiegokolwiek rozważania decyzji o zakupie lub wynajmie floty IT.
W skrócie – kupuj i wynajmuj z głową. Przeanalizuj dokładnie, jakie są potrzeby firmy i poszczególnych jej departamentów. Wiadomo, że każdy pracownik chciałby mieć najnowsze urządzenia, ale nie zawsze jest to po prostu konieczne. Zupełnie inne potrzeby sprzętowe ma grupa deweloperów uruchamiająca nową apkę dla międzynarodowego klienta, jeszcze inną dział księgowości, który obsługuje codzienne sprawy finansowe, czy graficy lub montażyści – dodaje ekspertka bolttech.
Tutaj można jeszcze wtrącić kilka słów do punktu poprzedniego, czyli krótko o dostawcy idealnym. To taki, który potrafi zrozumieć te różnice i zaproponować rozwiązania skrojone na miarę.
Obsługa posprzedażowa
Urządzenia mają to do siebie, że czasem lubią odmawiać posłuszeństwa w najgorszym możliwym momencie, gdy gonią terminy, zniecierpliwiony klient zarzuca skrzynkę mailową wiadomościami, w firmie panuje prawdziwa pandemia i nawet nie ma kto naprawić sprzętu. To się po prostu zdarza.
Dlatego tak istotną kwestią jest sprawna obsługa posprzedażowa, czyli regularny serwis sprzętu, aktualizacja oprogramowania i szybka reakcja w przypadku wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości.
W pierwszej kolejności weźmy na tapet serwis. Nie jest tajemnicą, że dobrze utrzymany sprzęt działa sprawniej, jest bezpieczniejszy i dłużej zachowuje pełną funkcjonalność. Regularne przeglądy zapobiegają poważnym awariom i kosztownym wymianom części, a także minimalizują ryzyko przerw w pracy zespołu.
Dobrze byłoby, żeby dostawca sprzętu weryfikował stan floty, którą kupiłeś za ciężkie pieniądze. A już najlepiej, jeśli ma w ofercie monitorowanie sprzętu/oprogramowania w czasie rzeczywistym, które pozwala wyłapać problemy, zanim zdążą się na dobre rozwinąć. Taki system wczesnego ostrzegania.
No i naprawy. Szybkie postawienie sprzętu IT na nogi po awarii to kluczowy element zapewnienia ciągłości działania firmy. Czasami kilka godzin bezczynności może oznaczać straty finansowe i wizerunkowe. Te pierwsze są do odzyskania. W przypadku tych drugich może być znacznie trudniej.
Z marką bolttech możesz zakupić i sprzedać flotę IT… online. Bez zbędnych formalności i przy wsparciu algorytmów wyceny opartych o dane rynkowe.
Dla wielu firm wynajem sprzętu IT do konkretnych projektów jest lepszym rozwiązaniem niż zakup wielu urządzeń na stałe
bolttech ma to wszystko
Jeśli szukasz dostawcy sprzętu IT, który oferuje kompleksowe rozwiązania, najwyższą jakość usług i pełne wsparcie posprzedażowe, bolttech jest doskonałym wyborem.
Dlaczego? Odpowiedź jest prosta. Znajdziesz tu smartfony, laptopy czy tablety od wielu producentów, dzięki czemu z łatwością dobierzesz sprzęt do swoich nawet najbardziej specyficznych potrzeb i budżetu. Firma jest resellerem sprzętu IT i mobilnego takich marek jak Apple, Dell, HP, Lenovo, Microsoft, Samsung, Motorola oraz Oppo.
Oferuje także urządzenia zregenerowane. To pochodzące ze sprawdzonego źródła urządzenia mobilne odnowione w należącym do naszej grupy serwisie bolttech Repairs. Przeszły one szczegółową kontrolę jakości i są w doskonałym stanie wizualnym. W praktyce trudno odróżnić je od urządzeń nowych. W obliczu rosnących cen elektroniki mogą stanowić atrakcyjną alternatywę.
[1] Badania opinii publicznej, przeprowadzone na zlecenie bolttech Poland przez Opinia 24, N:600, wrzesień 2024, metoda CAWI
[2] Raport Use Total Cost of Ownership to Optimize Costs and Increase Savings, 2018. https://www.gartner.com/en/documents/3847267
