Flota urządzeń mobilnych pod kontrolą

Zanim zaczniemy opowieść o optymalizacji procesów w obszarze zarządzania flotą IT, warto wyjaśnić pewne podstawy. Czym w ogóle jest flota IT? Ten obszerny worek pojęć obejmuje wszystkie urządzenia fizyczne oraz cyfrowe używane przez przedsiębiorstwo do prowadzenia działalności – od komputerów i serwerów po urządzenia mobilne i sprzęt sieciowy. W naszych tekstach skupimy się na laptopach i smartfonach.

Flota IT może się także kojarzyć z flotą samochodową – i słusznie. Analogicznie do niej wymaga ona skoordynowanego, centralnego zarządzania oraz ustandaryzowanych procedur, które zapewniają efektywność operacyjną, optymalizację kosztów oraz bezpieczeństwo cybernetyczne. W skrócie – trzeba umieć tym całym sprzętem właściwie operować.

Z badań przeprowadzonych przez instytut badawczy Zymetria na zlecenie bolttech w polskich firmach jest ponad 6 milionów laptopów i 9 milionów komputerów stacjonarnych – to blisko dwa razy więcej niż w gospodarstwach domowych. Warto wspomnieć również o smartfonach, których jest aż 7 milionów. [1] [2] Skala zatem jest ogromna.

Wraz ze wzrostem pracy zdalnej i hybrydowej nadzorowanie floty urządzeń mobilnych stało się trudniejsze niż dotychczas. Ale to nie jedyne wyzwania w tej materii, jest ich znacznie więcej.

W rozwiązaniu ich wszystkich może pomóc partner, który w profesjonalny sposób zajmie się zarządzaniem urządzeniami pracowników. Kompleksowe wsparcie na polskim rynku oferuje bolttech, który specjalizuje się w zarządzaniu cyklem życia urządzeń mobilnych w firmach.

Jakie wyzwania stoją przed zarządzaniem flotą IT?

Z naszych doświadczeń wynika, że problemy z zarządzaniem urządzeniami mobilnym zaczynają się często już na starcie, czyli w chwili zakupu urządzeń i konieczności ich dystrybucji do np. 20 tys. pracowników, pracujących w różnych lokalizacjach lub z domu. Ostatnio wsparliśmy w takim procesie wymiany jeden z największych polskich banków. Zaledwie 2 pracowników banku stanęło przed wyzwaniem wysyłki nowo zakupionych smartfonów do rozproszonych zespołów i odbioru starych telefonów. Dzięki naszemu wsparciu udało się zorganizować m.in. wysoko oceniane eventy dla pracowników, podczas których dystrybuowaliśmy urządzenia, nasi serwisanci pomagali w oklejeniu ich folią i odpowiadali na techniczne pytania użytkowników – powiedziała Renata Filipek-Baryłowska, Head of B2B, EMEA w bolttech.

Monitorowanie poszczególnych etapów wszystkich urządzeń organizacji, od zakupu po utylizację, bywa problematyczne. Brak dokładnego śledzenia tego procesu utrudnia planowanie modernizacji i napraw, a także bezpieczne wycofywanie sprzętu, a to z kolei wpływa na wzrost kosztów i ryzyko związane z wykorzystywaniem przez pracowników przestarzałych urządzeń.

I tu płynnie możemy przejść do kwestii bezpieczeństwa. Wszak leciwa flota IT może generować luki w zabezpieczeniach. Tego nie chce żadna organizacja. Tutaj warto podeprzeć się przykładem z życia wziętym.

Korporacja – nazwijmy ją X – wdrożyła model pracy hybrydowej, pozwalając tysiącom pracowników na pracę z dowolnego miejsca. Normalna sytuacja, prawda?

Niestety, ich systemy IT nie są w stanie skutecznie monitorować i aktualizować sprzętu znajdującego się poza biurem. Część pracowników przez długie miesiące nie instalowała krytycznych aktualizacji zabezpieczeń, co w efekcie doprowadziło do poważnych luk w ochronie danych.

Ostatnim problemem jest nadmiar zadań administracyjnych. Ręczne monitorowanie, raportowanie i dokumentowanie stanu zasobów IT pochłania dużo czasu i zasobów. Automatyzacja tych procesów jest kluczowa, aby zespół IT mógł skoncentrować się na bardziej strategicznych zadaniach. Albo po prostu na swojej codziennej pracy.

Jak sprostać wyzwaniom w zarządzaniu flotą IT?

Dobrze, wiemy już, co może pójść nie tak, kiedy w grę wchodzi zarządzanie flotą IT. Znamy zagrożenia. A czy wiemy, jak firmy starają się poradzić sobie z tymi problemami? Wiemy. I bardzo różnie im to wychodzi.

Jedną z najczęstszych praktyk jest przejrzyste katalogowanie wszystkich urządzeń IT wraz z przypisaniem im odpowiednich danych, takich jak lokalizacja, stan techniczny czy użytkownik. Tylko pełna wiedza o tym, czym firma zarządza, umożliwia optymalne wykorzystanie zasobów i zapobieganie ich niekontrolowanemu marnotrawieniu.

Równie istotnym aspektem jest centralizacja zarządzania. Ujednolicone systemy, które pozwalają na kontrolowanie wszystkich urządzeń z jednego miejsca, znacząco ułatwiają monitorowanie, aktualizowanie i bieżące zarządzanie sprzętem. Takie podejście pozwala nie tylko na oszczędność czasu, ale również na poprawę dokładności i przejrzystości całego procesu. Wspierają nas w tym nowoczesne środowiska Mobile Device Management, w których wdrażaniu wspieramy naszych klientów – dodaje ekspert bolttech.

Ważna jest też zautomatyzowane monitorowanie cyklu życia sprzętu. Wdrożenie procedur umożliwiających kontrolowanie całego procesu – od zakupu, przez eksploatację i konserwację, aż po bezpieczne wycofanie z użytku – pozwala ograniczyć błędy związane z ręcznym zarządzaniem i jednocześnie obniżyć koszty operacyjne.

Nie sposób pominąć także zdalnego zarządzania i wsparcia, które w epoce home office stały się absolutną koniecznością. Narzędzia umożliwiające monitorowanie oraz rozwiązywanie problemów technicznych na odległość nie tylko poprawiają efektywność działań, ale również zwiększają komfort pracy pracowników, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują.

A często pracują dosłownie na całym świecie.

Gdzie znaleźć rozwiązania?

Katalogowanie, centralizacja, zarządzanie, zdalne wsparcie – skąd brać narzędzia do tych wszystkich skomplikowanych procedur? Najlepiej skorzystać z istniejących już i sprawdzonych sposobów.

Firma bolttech oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie zarządzania flotą urządzeń IT dla firm, obejmujące m.in. sprzedaż i wynajem sprzętu (nowego oraz zregenerowanego), usługi serwisowe, autoryzowane naprawy, a także odkup używanych urządzeń i ich odsprzedaż do pracowników. Czyli wszystko to (a nawet więcej!), o czym pisaliśmy powyżej.

Z bolttech możesz:

• zbudować środowisko do zarządzania urządzeniami mobilnymi (MDM), które zapewni Ci pełną centralizację nadzoru nad flotą IT oraz dostęp do danych w czasie rzeczywistym;
• zautomatyzować cały cykl życia sprzętu – od zakupu, przez serwis, aż po jego bezpieczne wycofanie z użytku – oraz mieć pełną wiedzę na temat wszystkich etapów.
• odciążyć swój zespół IT dzięki wsparciu logistycznemu w wysyłce urządzeń do rozproszonych zespołów na całym świecie.
• korzystać ze zdalnego wsparcia, które pozwala monitorować, konfigurować i rozwiązywać problemy sprzętowe bez względu na lokalizację.

bolttech to nie tylko technologia – to pełne wsparcie w zarządzaniu flotą IT, które pozwala firmom optymalizować koszty, zwiększać bezpieczeństwo i minimalizować ryzyko związane z niewłaściwym zarządzaniem zasobami sprzętowymi.

Źródło [1] Dane na temat firm: badanie przeprowadzone metodą CATI przez Instytut Badawczy Zymetria, n=400, maj 2023

Źródło [2] Dane na temat gospodarstw domowych: badanie przeprowadzone przez Krajowy Instytut Mediów, n=8 474 gospodarstw domowych i 19 611 osób w wieku 4 lata i więcej, 2022